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机密文件为什么要销毁?

发表时间:2021-06-06 21:55

机密文件为什么要销毁?首先这些文件是不需要的并且也是过时的,或者是不再相关的,况且机密文件肯定对于公司或者个人来说是有一定至关的重要性!那为什么不直接把它们扔出去呢?当然每个人都知道我们应该保护自己不受网络身份盗窃的影响,但很容易忘记“纸”身份盗窃的威胁仍然是真实存在的,比如:一些遗留记录(医疗)、废弃的邮件和简历、以及一些使用过后的机票火车票等。

就个人资料而言,为了尽可能安全,小编建议您销毁任何含有个人信息的文件。“身份窃贼”很聪明,可以从文件中获取大量有用的信息,从而可能泄露商业机密导致亏损、甚至身份别盗窃受人要挟欺诈对自身的权益受到伤害。

销毁小知识与注意事项拓展:

在销毁文件之前要考虑的重要的因素是其保留周期的长度;在法律上,公司负责所有文件的保留计划。不同的文档有不同的保留周期。例如,银行的报表应该保存2年,而员工申请表需要保存。

如果你担心你的公司没有足够的专业知识或时间来进行完整的审计程序,以确定你的文件保留周期,那么考虑使用记录管理公司。一个专业的记录管理服务将能够全面审核你的所有文件,确保你的公司在法律参数范围内是符合要求的。

跟踪记录的年龄是生命周期记录管理的一个重要部分。如果文件超过了保留计划中规定的推荐期限,则必须处理这些文件。

安全分解是销毁包含敏感信息的文档的方法。永远不要把机密的商业文件丢进垃圾箱。不仅要粉碎确保机密信息不泄露的方式,它也比简单地把文件扔进一个普通的废纸篓更好。


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